Format Penyusunan Proposal Kerjasama Pengajuan Sponsorship yang Tepat

Ketika akan melakukan kerjasama sponsorship, maka ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. Salah satunya adalah membuat proposal dengan baik dan benar, agar para pihak sponsor menyetujui untuk mendukung acara yang digelar. Dukungan tersebut bisa dalam berbagai bentuk, seperti dana, layanan, barang dan lain-lainnya. Yuk, simak cara membuat proposal kerjasama pengajuan sponsorship berikut, dengan susunan dan isi yang tepat.,

Tips Menyusun Proposal Kerjasama Sponsorship

Sebelum masuk dalam langkah-langkah pembuatan proposal sponsorship, ada tips-tips yang perlu diketahui sehingga lebih menarik dan tersusun rapi.

1. Gunakan Bahasa Formal dan Penjelasan yang Detail

Tips pertama, pastikan kamu menggunakan bahasa yang formal, kemudian harus memberikan penjelasan yang lengkap dan terperinci. Pilihlah kosakata yang tepat dan upayakan untuk tidak banyak kesalahan ketik.

Kamu juga harus menyajikan kalimat-kalimat yang mudah mudah dipahami, serta tidak bertele-tele saat menyampaikan rencana kegiatan. Memberikan penjelasan yang to the point sangat penting, karena biasanya calon sponsor akan membaca secara scanning terlebih dahulu.

Apabila menurut mereka proposal yang kamu ajukan menarik, nantinya baru akan dibaca kembali apakah cocok dengan perusahaan atau tidak. Ini juga membantu meyakinkan calon sponsor untuk memberikan dana sesuai pengajuanmu pada proposal.

2. Upayakan Membuat Proposal yang Berbeda dan Punya Poin Unik

Seperti yang kita tahu, pihak perusahaan pasti telah banyak menerima proposal pengajuan sponsorship dari berbagai kegiatan. Di mana isi dari proposal biasanya hanya terpusat pada pengajuan dana. Hal ini tentu bisa menjadi kesempatan bagi kamu untuk membuat proposal yang lebih menarik.

Caranya dengan memberikan penjelasan acara secara detail agar dapat meyakinkan pihak calon sponsor bahwa kegiatan yang diselenggarakan memang dipersiapkan secara matang. Kemudian, berikan juga penjelasan keuntungan yang ada didapat oleh pihak calon sponsor jika memang menyetujui melakukan kerjasama sponsorship.

Tawarkan bahwa melalui kegiatan tersebut, calon sponsor bisa melakukan promosi brandnya kepada pengunjung. Baik menggunakan tayangan iklan di display, membuka stand, dan lain-lainnya.

3. Bekerjasama Secara Profesional dan Totalitas dengan Pihak Sponsor

Terakhir, kamu juga harus bekerjasama secara profesional dan totalitas dengan pihak sponsor. Profesional yang dimaksud adalah bagaimana tim bekerja, apakah fast respon, aktif follow up dan terus melengkapi hal-hal yang perlu dilakukan saat kerjasama. Kemudian, pastikan harus dilakukan secara totalitas dalam bekerja, ini akan membuat pihak sponsor yakin kamu dan tim dapat dipercayai dan berhak menerima dana acara.

Format Penyusunan Proposal Kerjasama Sponsorship

1. Membuat Halaman Judul atau Cover

Pertama, buat halaman judul atau cover terlebih dahulu. Desain dan pemilihan font ada baiknya menyesuaikan branding kegiatan acara.

2. Membuat Latar belakang

Kedua, buat terlebih dahulu latar belakang proposal, karena bagian ini bisa menjadi penilaian dan alasan pihak calon sponsor memilih acaramu. Biasanya poin-poin yang terdapat pada latar belakang terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup. Bagian ini menggambarkan acara yang akan diselenggarakan secara singkat, padat, dan jelas.

3. Menyampaikan Tujuan Kegiatan

Ketiga, menyampaikan tujuan kegiatan acara secara spesifik. Semakin jelas kamu mencantumkan tujuan kegiatan dan market yang akan dituju, maka pihak calon sponsor akan lebih besar membuka peluang untuk menyetujui proposal.

4. Cantumkan Nama dan Tema Kegiatan

Keempat, cantumkan nama dan tema kegiatan untuk meyakinkan pihak sponsor. Tema kegiatan yang dimaksud adalah arah tujuan dari acara yang akan diselenggarakan. Sehingga pihak sponsor bisa memberikan penilaian acara, apakah cocok dengan produk dan brand awareness yang ingin dipromosikan.

5. Menyampaikan Bentuk Kegiatan

Kelima, menyampaikan bentuk kegiatan dalam proposal kegiatan dan lengkap apa saja yang ingin dilakukan. Bila, kamu menuliskannya secara rinci maka pihak calon sponsor bisa memiliki gambaran yang jelas. Setidaknya acara yang akan diselenggarakan positif dan tidak menjatuhkan pihak sponsor, ya.

6. Menyampaikan Siapa Target Audience

Keenam, menyampaikan siapa saja target audience acara dan jumlah minimal dan maksimal peserta. Selain untuk memberikan gambaran, ini juga akan memudahkan pihak sponsor menentukan dana yang dipilih untuk menjadi sponsor.

7. Menuliskan Siapa Penyelenggara Acara

Ketujuh, tuliskan juga dalam proposal, siapa penyelenggara acara. Maksudnya sampaikan dengan jelas siapa pihak pelaksana kegiatan tersebut.

8. Tulis Detail Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Kedelapan, menuliskan secara detail tentang hari, tanggal, waktu acara dan lokasi acara secara jelas. Pastikan penulisan detail jadwal dan lokasi ini sudah pasti dan bukan berupa planning lagi, ya. Apabila, secara mendadak ada kendala yang tidak bisa dihindari dan harus mengubah semua jadwal, maka segera hubungi pihak sponsor.

9. Tulis Detail Susunan Kegiatan

Kesembilan, tulis detail susunan kegiatan acara mulai dari awal hingga akhir. Ada baiknya, kamu membuat jadwal keseluruhan acara dengan matang dan tersusun rapi.

10. Tulis Rancangan Susunan Panitia

Kesepuluh, tulislah susunan panitia acara mulai dari penanggung jawab atau ketua pelaksana, bendahara, sekertaris dan lain-lainnya. Ada baiknya tuliskan juga untuk setiap penanggung jawab per divisi.

11. Beri Penjelasan Rinci Rencana Anggaran

Kesebelas, beri penjelasan rinci terkait anggaran acara. Ini tentu akan memudahkan pihak acara maupun calon sponsor untuk menentukan pemberian dana, layanan atau produk tertentu.

12. Sampaikan Keuntungan Promosi yang Didapat Pihak Sponsor

Proposal sponsorship ini juga menginformasi keuntungan-keuntungan yang akan didapatkan oleh donatur sehingga dana yang dkucurkan untuk event tersebut tidak sia-sia. Apa saja keuntungan yang bisa dimasukkan ke dalam proposal? Berikut beberapa keuntungan promosi yang akan didapat oleh pihak sponsor jika melakukan kerjasama:

A. Mendapatkan Promosi Langsung

Seperti yang kita tahu, jika bertemu tatap muka dengan konsumen, maka masyarakat umum atau target audience yang telah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan dapat melakukan promosi secara langsung sehingga mengurangi pengeluaran untuk marketing cost.

B. Buatlah Kerjasama yang Menguntungkan

Adanya kerjasama yang menguntungkan baik untuk tim penyelenggara acara dan juga pihak calon sponsor. Keuntungan tersebut maksudnya menanamkan brand image serta mempromosikan produk.

C. Mendapatkan Media Publikasi

Kerjasama juga akan memberikan promosi melalui berbagai media untuk kebutuhan publikasi melalui pemberitaan media online, landing page, fanpages resmi, Instagram, Group FB, Twitter, FB Adsense, backdrop, dan lain-lainnya.

D. Corporate Social Responsibility (CSR)

Kemudian, dengan adanya kerjasama ini maka perusahaan secara proaktif juga berpartisipasi dalam pembentukan generasi yang memiliki apresiasi terhadap kegiatan positif tertentu.

13. Penutup Proposal

Ketigabelas atau format terakhir dalam pembuatan proposal kerjasama pengajuan sponsorship adalah penutup. Di mana isinya kesimpulan serta ucapan terima kasih untuk para calon sponsor.

Demikian hal-hal penting dalam proses pembuatan proposal sponsorship. Mudah bukan? Namun jika ingin berkonsultasi terkait cari dana sponsor dengan program fundraising untuk event sekolah dan kampus, kamu bisa menghubungi team Muda Berdaya. Kunjungi website resminya di mudaberdaya.id sekarang!